So senden Sie erneut eingeladene E-Mails, nachdem ein Ereignis abgebrochen wurde

Während COVID-19 unsere Gesellschaft auf vielfältige Weise beeinflusst hat, waren seine Auswirkungen auf die Veranstaltungsbranche enorm.

Zwischen Bestellungen zu Hause, Reisebeschränkungen und sozialer Distanzierung wurden Tausende von geplanten Konferenzen und Versammlungen abgesagt oder verschoben. Glücklicherweise können viele dieser Meetings dank der Möglichkeiten des Internets als virtuelle Versammlungen neu interpretiert werden.

Wenn Sie aufgrund von COVID-19 Schwierigkeiten haben, Ihre Veranstaltungspläne zu ändern, können Sie Ihre Bemühungen mithilfe von E-Mails zum erneuten Einladen anpassen. Lesen Sie weiter, um herauszufinden, wie.

E-Mails erneut einladen

Um die Verbreitung von COVID-19 zu verlangsamen, haben Länder und Staaten begonnen, Versammlungen aller Größen zu verbieten, und die Bundesrichtlinien haben vorgeschrieben, dass Amerikaner Nicht-E-Mails vermeiden. Wesentliche Reisen.

Dies hat dazu geführt, dass zahlreiche Treffen abgesagt wurden, vom SXSW-Festival in Austin, Texas, bis zum Oktoberfest in München. Anstatt Veranstaltungen vollständig abzubrechen, haben sich viele Besprechungsplaner dafür entschieden, ihren Fokus auf ein Online-Format zu verlagern.

Um eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung auszurichten, ist es wichtig, die Teilnehmer zu informieren, die Sie verloren haben, als Sie abgesagt werden mussten Ihr Live-Event. Dies kann durch erneutes Einladen von E-Mails erfolgen.

Dies sind E-Mails, die Sie an Ihre ursprüngliche Liste der eingeladenen Personen senden, um sie auf die Änderung des Besprechungsformats aufmerksam zu machen. Die Nachricht könnte eine bearbeitete Version der ersten Einladung mit geänderten Informationen sein.

Quelle: Innovationsforschungsaustausch

Oder könnte es Seien Sie eine völlig neue Mitteilung, die die Veranstaltung als ein neues, neu erfundenes Konzept präsentiert.

Quelle: NCSM

So oder so, Sie Ich möchte sichergehen, dass klar ist, dass dies keine doppelte Einladung für die abgesagte Veranstaltung ist. Die Empfänger sollten sehen, dass dies tatsächlich eine separate Einladung ist, die sie zu einem neuen Treffen begrüßt. Sie möchten auch klarstellen, dass es sich um ein virtuelles Meeting handelt und nicht an einem physischen Ort stattfindet.

E-Mails zum erneuten Einladen unterscheiden sich nicht wesentlich von der ursprünglichen Einladungs-E-Mail, die Sie für das Live-Event gesendet haben. Sie geben grundlegende Details wie Datum, Uhrzeit und Titel / Thema bekannt. Sie erhalten weiterhin ein RSVP, obwohl dies jetzt wahrscheinlich in Form einer Registrierung erfolgt. Wenn alle während dieser globalen Pandemie kreative Wege finden, um Geschäfte zu machen, werden die Teilnehmer Ihre Notwendigkeit verstehen, das Live-Meeting abzusagen, und wahrscheinlich kein Problem damit haben, zu einem virtuellen Meeting zu wechseln.

Umstellung auf virtuelle Meetings

Virtuelle Meetings sind nicht möglich Es ist kein neues Konzept, aber die Auswirkungen von COVID-19 haben dazu geführt, dass die Verwendung von Online-Konferenztools in die Höhe geschossen ist. Das Videokonferenz-Softwareunternehmen Zoom hat in diesem Jahr bereits mehr Geschäfte gemacht als im gesamten Jahr 2019. Glücklicherweise sind Fachleute im Allgemeinen mit der Online-Geschäftsabwicklung vertraut, sodass die Anpassung an eine digitale Konferenz ein ziemlich schmerzloser Übergang sein sollte.

Ein virtuelles Ereignis ist eine großartige Alternative zu persönlichen Treffen, insbesondere im heutigen sozialen Klima. Virtuelle Konventionen vermeiden naturgemäß mehrere Bedenken, die sich derzeit auf das Sammeln von Menschen konzentrieren. Gruppen können zusammenkommen, ohne dass Reisebeschränkungen oder Bedenken hinsichtlich der Verbreitung von Keimen bestehen. Die Teilnehmer können sozial verantwortlich sein und gleichzeitig von der Ausbildung und Vernetzung profitieren, die mit professionellen Konferenzen einhergeht.

Virtuelle Meetings bieten in vielerlei Hinsicht mehr Vorteile als Live-Events. Ein erfolgreiches virtuelles Meeting kann Hunderte von Registranten zu geringen Kosten anziehen. Ohne Begrenzung der Veranstaltungskapazität und weniger Teilnahmebeschränkungen stehen Informationen einem breiteren Publikum zur Verfügung als bei herkömmlichen Live-Events. Da sich Personen registrieren müssen, um teilnehmen zu können, können Sie auch eine hohe Anzahl von Vertriebs-Leads generieren.

Quelle: Twitter

Es gibt eine Vielzahl von Online-Konferenzformaten, die für Ihre Veranstaltung geeignet sind und gleichzeitig das Engagement der Teilnehmer fördern. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine virtuelle Konferenz oder ein Webinar entscheiden, sind digitale Besprechungen eine willkommene Alternative, wenn physische Ereignisse nicht möglich sind. Wichtig ist, wie Sie Teilnehmer erneut zu diesen neu geplanten Veranstaltungen einladen.

E-Mail-Best Practices für die erneute Einladung von Teilnehmern zu virtuellen Konferenzen

Ähnlich wie bei persönlichen Veranstaltungen werden virtuelle Konferenzen anhand einer komplexen Live-Reiseroute formatiert Beinhaltet Hauptredner und Breakout-Sessions. Virtuelle Konferenzen bieten Inhalte für mehrere Sitzungen und können Tools zur Förderung des Engagements der Community bereitstellen. Virtuelle Konferenzen sind zwar nicht so effektiv für die Erfassung von Leads und das Networking wie ein Live-Meeting, aber Echtzeitkonferenzen, bei denen die Teilnehmer während der Veranstaltung andere beobachten, lernen und mit ihnen interagieren können.

Unternehmen, die sich für eine Online-Konferenz entscheiden, sollten dies tun Wenden Sie sich mit einer E-Mail an die Gästeliste, in der die Vorteile und Attraktionen der Konferenz hervorgehoben werden. Hier finden Sie Best Practices für E-Mails zum Erstellen einer erneuten Einladung für virtuelle Konferenzen.

1. Das Timing ist der Schlüssel.

Wenn Sie eine Veranstaltung neu planen, möchten Sie eine E-Mail mit erneuter Einladung früh genug senden, damit die Gäste entsprechend planen können, jedoch nicht so früh, dass Sie die Aufmerksamkeit der Besucher verlieren, während Sie auf das Eintreffen des Veranstaltungstermins warten. Die Marketingbemühungen für virtuelle Veranstaltungen sollten zwei bis drei Wochen vor dem Treffen beginnen.

2. Auffällige Betreffzeilen

Betreffzeilen sind der Schlüssel, um Empfänger davon zu überzeugen, Ihre E-Mail zu öffnen. Das Thema sollte verlockend sein und den Teilnehmern klare Erwartungen bieten. Betrachten Sie eine Sprache, die den Betrachter zum Handeln auffordert. Eine personalisierte Betreffzeile klingt einladender. Zeigen Sie den Wert auf, den Ihre Veranstaltung bietet. Alle diese Tipps können zu einer höheren Öffnungsrate von E-Mails führen.

3. Malen Sie ein klares Bild.

Die Teilnehmer möchten wissen, welche Vorteile sie durch die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung erhalten. Das erneute Einladen von E-Mail-Inhalten sollte verlockenden Vorschau-Text enthalten. Veranstaltungsdetails und Hauptattraktionen sollten in kurzen Abschnitten hervorgehoben werden. Vermeiden Sie überwältigende Textmengen mit leicht verdaulichem Inhalt.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

4. Anmeldung nicht verpassen

Eine leistungsstarke CTA-Schaltfläche fordert die Teilnehmer auf, sich sofort zu registrieren. Stellen Sie sicher, dass es in der E-Mail hervorgehoben ist, damit es im Rest des Inhalts nicht übersehen wird. Wenn die Leute nicht auf diese Schaltfläche klicken, spielt es keine Rolle, wie großartig Ihre virtuelle Konferenz sein wird – niemand wird anwesend sein.

Quelle: [19659011] Wirklich gute E-Mails

Die Kombination dieser Elemente wird die Aufmerksamkeit Ihrer Zielgruppe auf sich ziehen, sie anweisen, sich für Ihre Veranstaltung zu registrieren und eine erfolgreiche E-Mail erneut einzuladen.

E-Mail am besten Praktiken zum erneuten Einladen von Teilnehmern zu Webinaren

Im Gegensatz zu virtuellen Konferenzen dauern Webinare normalerweise zwischen 45 und 80 Minuten. Diese virtuellen Meetings ermöglichen es den Teilnehmern weltweit, mitzumachen und zuzuhören, während ein oder mehrere Redner das Material präsentieren. Den Teilnehmern kann eine Gebühr für die Registrierung berechnet werden, oder die Anmeldung kann kostenlos sein. In der Regel werden Videokonferenz-Tools verwendet, um Live-Sprecher oder ein aufgezeichnetes Video zu präsentieren, und die Sitzung kann nach Abschluss des Meetings auf Anfrage angeboten werden.

Webinare sind für potenzielle Teilnehmer attraktiv, wenn sie einen tiefen Einblick in oder ein bieten Lösung für ein bestimmtes Problem. Die eingeladenen Personen möchten von Fachleuten auf ihrem Gebiet hören und wissen, welche Informationen sie auf dem Bildschirm erwarten können. Vor diesem Hintergrund sollten E-Mails, die für Webinar-Veranstaltungen werben, fünf wichtige Funktionen enthalten.

1. Klare, aussagekräftige Betreffzeile

Die Betreffzeile ist der erste Eindruck, den Menschen von Ihrer Veranstaltung haben werden. Hier sollten Sie das Thema Ihres Webinars sowie einen Preheader angeben, der eine kurze Beschreibung des Inhalts des Meetings enthält. Gut geschriebene Betreffzeilen sind ein Blickfang, aber auch klar und auf den Punkt.

2. Ausgewählte Details im Banner

Das Auge wird auf ein Banner in einer Einladung gelenkt, sodass Sie hier die wichtigsten Details zum Ereignis anzeigen möchten. Geben Sie gegebenenfalls Datum, Uhrzeit und Namen der Diskussionsteilnehmer an.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

3. Fügen Sie eine Agenda hinzu

Die Teilnehmer möchten wissen, was sie von Ihrer Veranstaltung erwarten können. Unabhängig davon, ob es sich um das Thema, Hauptredner oder versprochene Take-Aways handelt, ist es wahrscheinlicher, dass sich Personen für eine Online-Veranstaltung anmelden, wenn sie einen Wert darin für sie sehen. Fügen Sie einen detaillierten Überblick über die Tagesordnung des Meetings hinzu und geben Sie an, welche Unterthemen Sie behandeln, was die Teilnehmer voraussichtlich lernen werden, Datum / Uhrzeit / Dauer des Meetings und Links zu Bios der Gastredner.

4. Clear CTA

Untersuchungen zeigen, dass E-Mails mit einem einzigen CTA die Klicks um 371% erhöhten. Sie möchten einen CTA-Button aufmerksamkeitsstark machen, damit er für die Teilnehmer offensichtlich ist. Die Unfähigkeit der Empfänger, einen Registrierungsknopf zu sehen, sollte keine Entschuldigung für eine schlechte Teilnahme sein.

5. Informationen austauschen

Manchmal kann jemand nicht an der Veranstaltung teilnehmen oder möchte die Informationen nach dem Meeting verarbeiten. Stellen Sie als zusätzlichen Vorteil Folien oder Aufzeichnungen der Konferenz nach Abschluss des Treffens bereit.

Quelle: Pinterest

Von Wenn Sie diese Elemente in Ihre E-Mail-Kommunikation einbeziehen, ist die Wahrscheinlichkeit einer höheren Teilnahme und einer positiveren Webinar-Erfahrung höher.

Zusammenfassung

Persönliche Veranstaltungen werden weltweit aufgrund von Vorsichtsmaßnahmen im Zusammenhang mit COVID-19 abgesagt. Glücklicherweise gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung zu verschieben und über digitale Medien fortzufahren. Sie können Ihre Teilnehmer erreichen und sie per E-Mail erneut auf den überarbeiteten Plan für Ihr Meeting aufmerksam machen. Diese Nachrichten:

• Kündigen Sie Ihr neues Online-Format an.
• Erreichen Sie potenzielle Gäste zwei bis drei Wochen vor dem Veranstaltungstermin.
• Verwenden Sie eine Reihe von Best Practices, um die Aufmerksamkeit der Empfänger zu erregen, und fordern Sie sie auf, sich für Ihre virtuelle Konferenz oder Ihr Webinar anzumelden

Dies ist eine beispiellose Zeit für Gruppen, die versuchen, sich miteinander zu verbinden. Videokonferenz- und Webinarformate sind eine hervorragende Möglichkeit, die nach COVID-19 verursachten Einschränkungen zu umgehen. Effektive E-Mails zum erneuten Einladen können zu aufgezeichneten Besucherzahlen, unschätzbaren Leads für Ihr Unternehmen und einem erfolgreichen virtuellen Meeting führen.

Weitere Informationen zum Senden von E-Mails zum erneuten Einladen für Ihre virtuellen Veranstaltungen erhalten Sie von unserem Vertrieb Team heute.

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